Ormai è tutto pronto, il tuo evento è stato pianificato nei minimi dettagli, manca solo una pubblicità adeguata. Esperti di organizzazione eventi milano ci hanno fornito alcuni ottimi consigli da seguire una volta arrivati a questo punto della pianificazione.
La prima cosa da fare è creare un piano pubblicitario. Anche con altoparlanti o spettacoli di intrattenimento straordinari hai bisogno di pubblicità per attirare le persone. La promozione dell’evento dovrebbe iniziare con un avviso nella pagina iniziale del tuo sito web o una nota mandata per e-mail per ricordare a tutti la data, per poi svilupparsi e includere pubblicità online e offline, contatti con i media e una divulgazione continua per incoraggiare la gente a prendervi parte.
Alcuni mezzi che potresti utilizzare nel tuo piano sono:
– Annuncio sulla pagina web
– Social media
– E-mail
– Stampa e collegamenti con i media
– Materiali stampati (volantini, poster)
Infine, nessun piano promozionale è completo senza i ringraziamenti post-evento, i riconoscimenti degli sponsor e gli articoli sui messaggi chiave dell’evento o sul successo della raccolta fondi.
Congratulazioni: sei sopravvissuto al tuo evento! Ma aspetta un secondo. Non è ancora finita.
Prima di crollare sul divano per un meritato pisolino, valuta il tuo evento per vedere cosa è andato bene e cosa puoi fare meglio la prossima volta.
Come determinerai se il tuo evento avrà successo? Misuri il successo in base al numero di iscritti o partecipanti o dipende dal tuo importo target in donazioni? Quando imposti gli obiettivi dell’evento iniziale dovresti anche considerare come valuterai l’evento per determinarne il successo. Se utilizzi un pacchetto software per la gestione degli abbonamenti puoi facilmente tenere traccia dei numeri di registrazione e delle tariffe. Ma se il tuo evento prevede il monitoraggio, ad esempio un’asta silenziosa, dovrai mettere in atto alcuni processi per identificare i beni offerti in natura e i fondi raccolti durante l’evento, come un sondaggio post-evento.
Allo stesso modo, se l’obiettivo del tuo evento è aumentare una consapevolezza sociale su un argomento in particolare, dovrai confrontare e raccogliere dati sull’attività e le menzioni sui social media online, nonché sulla pubblicità offline, sempre sulla base dei tuoi obiettivi iniziali.
Dopo aver recuperato il sondaggio dei partecipanti e parlato con il personale, alcune domande da porsi sono:
– Come ci siamo comportati riguardo le previsioni? Può essere la previsione del numero di partecipanti, il budget o qualsiasi altra previsione che hai fatto sull’evento. Se hai centrato il bersaglio, bene! In caso contrario, rivedi cosa potresti fare meglio la prossima volta.
– Com’è stato il feedback dei partecipanti? Alcuni commenti negativi una tantum possono essere ignorati, ma se ci sono alcuni punti che emergono più volte vale la pena prenderli in considerazione.
– Come si è comportato il team? Puoi utilizzare il tuo evento per ricevere feedback su chi ti ha aiutato
– Come è andato il marketing? Che si tratti di creare un evento su Facebook o di parlare con la stampa locale, determinare quale dei canali ha fruttato di più ti aiuterà a decidere quale percorso prendere la prossima volta.